2008-11-10

SECR-2008: Как надо правильно организовать IT-конференцию

Итак, за последний год наши ребята посетили полдесятка ITшных конференций, и можно сделать некоторые выводы об их организации: что должны ожидать от конференции докладчики, участники и вообще профильное сообщество. Так что вместо стандартных «путевых» заметок-жалоб на организацию конференции SECR-2008, я попробовал сделать набор конструктивных предложений на тему «как организовать IT-конференцию по уму». Вероятность того, что это прочтут организаторы СЕКРа, минимальна, но я знаю, что некоторые организаторы конференций мониторят блоги по ключевым словам, так что некоторая надежда на то, что этот текст изменит мир к лучшему, сохраняется.

1.1 Материалы и их трансляция

Конференция теперь — это не научно-технический семинар 70-80х годов — «лекция у доски, трансляция прозрачек, никто ничего не понял и ладно». Это событие теперь должно выходить за рамки области «участники-конференции/время конференции», то есть транслировать знания вне круга непосредственных участников конференции, и продолжать обсуждение задолго после времени ее проведения (в форумах, блогах и т. п.).

Отсюда вытекает необходимость обязательной онлайн публикации прошедшей конференции, а именно:

  • Слайдов презентаций.

  • Статей-сателлитов, расшифровывающих слайды.

  • Видеозаписей, причем не обязательно в высоком разрешении, в котором можно читать слайды, ведь если слайды презентации опубликованы, можно просто листать их параллельно с видео. На худой конец сойдет и аудиозапись, но это менее желательно, ибо трудно синхронизировать аудиоконтент со слайдами, плюс теряются возможные театральные эффекты — мимика и жесты докладчика, акцентирование внимания на отдельных частях слайда лазерной указкой или просто руками и т. п.

Причем сейчас, это очень дешево, не нужно даже делать свою систему публикации (хотя даже простая свалка документов, презентаций и видеозаписей вполне всех бы устроила) — полно вебсервисов, «питающихся» пользовательским контентом, и куда можно разместить презентации и документы (например http://slideshare.net) и видео (http://youtube.com, http://video.google.com, http://rutube.ru, http://video.yandex.ru и т. п.), и, тем самым, полностью снять с себя ответственность за хостинг контента, а со своей стороны ограничиться страничкой с ссылками. Тогда, даже если страничка со ссылками пропадет (в результате раздолбайства, смены названия конференции или даже дележа доменов), нужный контент будет нетрудно найти в перечисленных вебсервисах, а ссылки на отдельные презентации или видеозаписи останутся актуальными. Вариант, что «сдохнут» вебсервисы — возможен, но, как показывает опыт, он на несколько порядков ниже, чем вероятность каких-либо сбоев странички конференции.

Что касается «захвата контента» — то слайды презентаций элементарно отобрать у выступающего в момент выступления (скопировать с его флешки или ноутбука, не нужно требовать их заранее, ибо ответственный докладчик будет до самого последнего момента улучшать слайды), а статью нужно требовать как раз заранее, как условие регистрации на конференции. Докладчику же полезно сообщить, какого рода видеоустройство его ждет (бесцветный проектор с маленьким экраном, с форматом 3x4, да еще в засвеченном зале, или три плазменных панели формата 9x16). Эта информация весьма ценна, и вполне можно, даже при слабых устройствах, адаптировать к ним презентацию (уменьшить объем информации приходящейся на каждый слайд, за счет увеличения количества слайдов).

Обеспечить же видео запись в двух-трех залах в течении конференции с минимальным качеством (трехматричная приличная камера на штативе, сьемка одного плана: докладчик+слайды, плюс возможно сьемка задающих вопросы) — это недорого, это стоимость взноса десятка участников. Дальше простая техническая обработка (то есть хитрого монтажа аля «свадьбы» ненужно) — просто оцифровать (если кассета) порезать на блоки и загрузить в вебсервисы-тубы, или проресайзить и перепаковать поплотнее и выбросить на сайт пачкой файлов.

А видеотрансляцию, если нет технического доступа к крутым ресурсам, типа смотри.ком, делать ненужно. «Трансляция через полудохлую вебкамеру», да еще за деньги (sic!), это просто позор.

1.2 Участникам

Итак, обеспечив вечную жизнь материалам конференции и асинхронный доступ к ним со стороны неограниченного сообщества, какие бонусы обеспечить непосредственным участникам конференции, чтобы сохранить желание поучаствовать?

Конечно, нужно выжать все из преимуществ личного присутствия.

Во-первых, «шоу маст гоу он», нужно обеспечить зрелищность и воспринимаемость докладов, то есть работоспособность видео, аудио и переводов, а также средств управления презентацией.

1.2.1 Видео

Должно обеспечивать читаемость — скажем буквы высотой в 10 % от высоты слайда, должны читаться с задних рядов без использования биноклей и иных нетривиальных приспособлений.

Я лично конечно подготовился (на основании прошлогоднего опыта, когда в большом зале использовали микроэкран на раме), и заказал через ебэй очки-бинокль, коими на конференции пугал докладчиков и дерзко лорнировал девушек. Видок в них реально жуткий, натуральный киберпанк, «сумашедший профессор» и «про уродов и людей» в одном флаконе. Но требовать такой жертвы от всех неэтично.

Цветопередача не обязательно должна быть кинотеатральной, то есть понятно что «идеальный черный» тут в общем не нужен, но, скажем, «желтый на белом» обязательно должен быть различим. Хорошим примером могли бы служить большие плазменные панели в «ИнфоПространстве», где их две-три на зал, но, к сожалению, это пока дороговатый для большинства конференций вариант. Плохим примером могут быть «проекторы с обратной стороны экрана», бывшие в одном из залов на РИТ, которые предсказуемо убивали цвета почти в ноль. Ну и никак нельзя одобрить слабый длиннофокусный проектор, использующий ¼ экрана (см. рисунок).

Без ложной скромности похвалимся, что именно наш лайфхак, с вынесением проектора в пространство перед сценой позволили увеличить площадь отображения хотя бы до ½ экрана (можно было и больше, но там всплывала куча проблем из-за коротких шнуров и т. п.). Ну и в случае проекторов, для увеличения контрастности нужно иметь возможность убрать засветку, то есть отключить ближний к экрану свет.

1.2.2 Аудио и перевод

Аудиовзаимодействие с докладчиком чуть менее важно, но обращать внимание стоит. Нужна работоспособность микрофонов, причем желательно, чтобы они были hands-free и при этом не шумящие. При задании вопросов докладчику нужно обеспечить быструю и удобную циркуляцию микрофонов по залу, чтобы вопрос был слышен другим участникам (и на аудио/видеозаписи) — то есть должны быть несколько специальных людей, отслеживающих желающих задать вопрос и передающих микрофоны. Вообще, под вопросы докладчику обязательно надо зарезервировать достаточное время, не меньше 30 % от длительности самого доклада, а лучше все 50 % — возможность задать свой личный вопрос докладчику и будет одним из основных бонусов личного присутствия на докладе. Ну и если есть англоязычные докладчики, то нужно не поскупиться и нанять настоящего синхрониста, желательно владеющего терминологией. Это опять-таки относительно недорого — он ведь один на всех.

Ибо синхрон на SECR-2008 был запределен. Нет, оно конечно понятно, что на таких докладах надо прокачивать английский, но когда я пару раз попробовал послушать синхрон, это меня чуть не убило. Сначала там был заторможенный «мистер Полотенченко», потом (видимо спохватились) его сменили, но сильно лучше не стало. Еще, синхронист должен переводить не только докладчиков, но и вопросы из зала! Ведь большинство тех, кто задавал вопросы «на английском» остались не понятыми не только докладчиком, но и залом. С другой стороны, многие с разумными вопросами, которые порадовали бы докладчика, не решились из-за стеснения своим английским. Да, класс разумных людей, неуверенно владеющих английским, и при этом стесняющихся сего факта, весьма непуст.

1.2.3 Управление докладом

Должны быть технические средства управления докладом и манипуляцией вниманием — презентер/пульт дистанционного переключения слайдов (на худой конец — беспроводная мышь) и лазерная указка. Да, многие докладчики подготовились — один принес дистанционный переключатель, несколько — лазерные указки (причем двое, включая меня — новейшие зеленые лазерные указки), но это не дело, все это должны предоставлять организаторы. Цена простейшей красной лазерной указке — 50 рублей (переход от м. Тимирязевская к одноименной платформе). Беспроводная мышь, тоже не из золота сделана (типичный презентер стоит 1.5тыр) — а в результате отсутствия пульта, многие докладчики мучались, прыгая от стационарного компьютера к сцене и обратно, наиболее продвинутые (включая нас), подключали к проектору ноутбук, так как ноутбук уже можно было положить на трибуну и переключать слайды, не перемещаясь по сцене.

1.2.4 Общение

Еще один бонус — обсуждение докладов и смежных тем по горячим следам «вживую». Нужно обеспечить удобство общения участников — в «кулуарах-коридорах» должны быть доски/флипчарты, на которых можно будет что-то рисовать, и вокруг которых должны будут образовываться кластеры стихийных обсуждений. Это опять-таки недорого, и исключительно полезно.

Участники должны легко идентифицировать друг-друга — беджик должен быть большой (не надо ограничиваться форматом визитки, можно смело раза в три больше сделать), контрастный, с четко написанным именем участника, и, желательно, компанией, которую он представляет. Заляпывать маленький беджик сотней логотипов спонсоров — безумие, не приводящее ни к чему — ни беджик, ни «реклама» работать не будут. Кстати, неразбериха на выдаче бейджиков (оба раза на SECRе меня теряли из списков), хоть и не смертельна, но в целом не есть повод для гордости.

Ну и Wi-Fi уже переходит из категории «понты» в категорию «может быть очень полезно» — при общении возможны живые демонстрации (с заходом в внутрикорпоративные сети по OpenVPN), может даже видео/IM конференции с подключением к дискуссии специалиста из компании, ну и вообще «быть онлайн» всегда сейчас скорее норма жизни, чем признак сисадмина-аутсорсера.

1.2.5 Раздаточные материалы

Традиция раздавать флешки для записи материала занимающего меньше 5% оной, вполне благородна, и все же, при нормальной публикации материалов в электронном виде онлайн, на флешках уже можно сэкономить (это как раз соображение на возможную критику вышеизложенного — «…где взять деньги?»).

А вот на руках хотелось бы иметь вменяемосверстанную программку, и сборник абстрактов с удобной навигацией. Вот к SECRовской програмке претензии например, в том, что нет вменяемого позиционирования тем по залам/трекам и времени (ну то есть понятно, что большой зал отдан спонсорам и потенциально хорошим докладчикам вперемешку, но про остальное — непонятно). Поэтому навигацию решили в программке с помощью десятка разноцветных ярлыков-тегов, «приклеенных» на поле доклада. Их слишком много, в глазах рябит и мозг отключается, понять ничего невозможно!

Что касается бумажного сборника абстрактов, который по идее должен был решить проблему с неудачной програмкой (сценарий — «быстро ищем доклад в сборнике и понимаем о чем он») — так там нет никакой сортировки! Абстракты докладов свалены вперемешку — может какая-то внутренняя логика там есть, но отсортированных индексов ни по автору, ни по названию доклада там нет! То есть каждый раз full-table scan! Так нельзя! Бумажная верстка — это не только свалить все в сборник, добавив 13 страниц рекламных баннеров — это обязательные отсортированные индексы/указатели! Можно было сделать несколько — по автору, по названию доклада + (необязательно) по темам.

Что касается полного сборника статей, то обнаружив, что организаторы его не опубликовали, а никаких варнингов на эту тему нет, то я взял на себя «тяжкий» труд и опубликовал его в интернете: Полный сборник статей SECR-2008

1.3 Рекламодателям

Возможны возражения:

Это конечно все прекрасно, но «публикация россыпью», «чистые беджики» подрывают рекламную функцию конференции, наши рекламодатели на это не пойдут. Именно из-за рекламных требований мы должны сваливать все материалы в сборник, добавляя несколько десятков рекламных страниц. Из-за рекламы мы должны заляпать бейджик и заставить слушать людей унылые выступления рекламодателей. …

Тут надо просто понять, что эффективность рекламы никак не может быть функцией площади баннеров на бумажных материалах или растяжек на стенах. Реклама работает только на позитиве (то есть унылость будет только менять знак и вредить рекламодателям) и на объеме аудитории — ее-то и нужно расширять, за счет максимальной трансляции всего контента конференции.

1.4 Хозвопросы и юзабилити

1.4.1 Место конференции

Лучше в центре и достижимо пешком из метро, ведь автомобиль в Москве уже и не роскошь, и не средство передвижения, и несмотря на Кризис просвета этому не видно. Причем конференции начинаются более-менее с утра, то есть в час пик, то есть автомобильные шансы минимальны. В метро в это время конечно тоже еще тот АдЪ творится, но минут 50 позора и ужаса, и доставка гарантирована. Так что площадки «ИнфоПространство» («Highload++», «РИТ:Высокие нагрузки») и «ГУ ВШЭ» (SECR) очень удачные. А вот выезд за МКАД («Крокус-центр», РИТ) — так себе удовольствие. Так что лучше делать конферецию более специализированной, чтобы посетители могли поместиться на небольшой, достижимой площадке, чем гнать толпы людей в замкадье. Конечно, есть еще формат с полным выездом — «пансионат/пароход, выпивки, баня, девки, и т. п.», но это совсем другое, здесь не рассматриваю.

1.4.2 Удовлетворение базовых потребностей

Еда. Должна быть. Как небольшой/удобносъедобной (бутерброды, фрукты, пирожные), так и горячей. Понтов — «жульенов», «XXX фаршированный YYY» не нужно. То есть можно конечно, но на этом можно сэкономить в первую очередь. Можно даже сэкономить на первых блюдах, ведь два дня без супа смогут прожить даже страдающие гастритом, просто мясо/рыба плюс два типа гарниров было бы достаточно. Но важно обеспечить терпимые условия для раздачи и собственно потребления еды. Очереди в >15 минут, да еще при том, что еда заканчивается — это плохо. Плюс негде есть! Только бутерброды можно есть «на весу», а так нужны либо столы со стульями, либо достаточное количество стоячих столов. В этом году на SECRе было всего 4 стоячих стола, очень маленькой площади. Причем в прошлом году можно было бы хотя бы забиться в «кафе», примыкающее к холлу — в этом году туда не пускали. В общем, это хроническая проблема SECRов, а ведь решение очевидно — устроить вместо общего часового перерыва на обед, например два часовых, прерывающих отдельные треки (первый перерыв «прерывает» большой зал, второй — два оставшихся).

Ну и соответственно туалеты. В SECRе как раз с ними все было хорошо, но на РИТ и «РИТ:высокие нагрузки» проблемы с ними были, да.

Для некоторых еще важен вопрос температуры — тут просто надо проверить, что кондиционеры не взбесились, такое тоже бывает.

1.5 Заключение

В целом, все предыдущие претензии к организации могут показаться неоправданным брюзжанием. Возможно через год, следующая конференция разработчиков, если еще будет, будет проводится в холодном складском помещении, кормить перловкой из большого бачка, созывая оголодавших участников звоном алюминиевой кружки о стальную миску. А обсуждать там будут автоматизацию производства железных дверей и шкафов-купе (я просто вспоминаю, чем в основном торговали в 1998), а также производство сайтов для продажи этих продуктов (плюс «дев.на.раб»). Соответственно тогда мне станет несколько неудобно за эти мысли. Ну а если такого разгрома не будет, то это прекрасный чек-лист для организатора любой конференции любого размера (даже менее 100 человек).


3 комментария:

Сергей комментирует...

спасибо, действительно интересные рекомендации

Julia Kryuchkova-McCulloch комментирует...

Не прошло и трех лет, как организаторы SECR-таки прочитали ваши рекоммендации :) Правда, это уже организаторы SECR-2011. Так получилось, что сделав доклад на SECR-2010, в этом году я оказалась в орг комитете SECR-2011, который полностью в этом году поменялся.

Спасибо за подробный ответ и рекоммендации. Это действительно очень ценно, т.к. хочется сделать конференцию хорошо. Пользуясь случаем, приглашаю еще раз сделать доклад. Сайт - www.secr.ru. И если будут еще идеи - пишите! Julia.Kryuchkova@secr.ru

Stas Fomin комментирует...

Рад слышать, что был таки услышан. Впрочем, это тоже достаточно старый опыт, с тех пор я уже участвовал/вую, в организации четырех IT-конференций (см. например), и понимания, и best practises у меня сильно прибавилось (только нет времени вербализовать все это).

Спасибо за приглашение, может буду. Хотя, наверное я уже там всех достал, четыре года подряд выступаю…